News12 min czytania27.03.2020

Jak zorganizować pracę zdalną w branży IT?

Alexa Trachim

Technical Content Writer

Jak zorganizować pracę zdalną w branży IT?

Ważny temat ze względu na aktualną sytuację na świecie i fakt, że większość ludzi musi pozostawać w domach. Ponieważ pracujemy w IT, mamy szczęście, że mogliśmy szybko przenieść nasze procesy do środowiska digitalowego. W tej chwili cała ekipa itCraft pracuje w całości zdalnie.

Spis treści

Jak zorganizować pracę zdalną w naszej branży? Oto kilka przydatnych wskazówek.

Jak pracować z domu podczas pandemii koronawirusa?

Koronawirus, czyli COVID-19 prawdopodobnie nie zwiastuje końca świata, ale nie oznacza to, że można go lekceważyć. Podobna do grypy choroba, którą wywołuje, może być śmiertelna dla osób starszych i cierpiących na choroby przewlekłe (na przykład związane z krążeniem). Dlatego większość rządów na całym świecie zaleca swoim obywatelom pozostanie w domu w miarę możliwości – dotyczy to również pracy w trybie zdalnym.

Centra handlowe, kina, siłownie, restauracje i puby – praktycznie wszystkie miejsca publiczne są zamknięte. Większość pracowników tych placówek pozostała bez pracy w tym trudnym okresie. Natomiast marki digitalowe takie jak software house’y mogą kontynuować wszystkie dotychczasowe projekty bez większych zakłóceń – głównie dzięki narzędziom online, których możemy używać w każdym miejscu z dostępem do internetu.

Oczywiście to kompletnie inny przypadek niż praca zdalna z wyboru. Nieważne, czy lubisz pracować z domu, czy raczej niezbyt – nie masz wyboru. Nie możesz także odwiedzać codziennie innej kawiarni, żeby zmienić scenerię. Jeśli masz dzieci, zwierzęta domowe lub ukochaną osobę, która siedzi w domu razem z Tobą – to wszystko może Cię rozpraszać. Podzielimy się z Tobą naszymi doświadczeniami i wskazówkami odnośnie pracy zdalnej jako specjalista branży IT.

Największe zalety pracy zdalnej

Oto kilka korzyści pracy z domu, które chcielibyśmy omówić!

Produktywność

Badania naukowe potwierdzają, że pracownicy zdalni są znacznie bardziej produktywni niż ich koledzy z biura. Możesz mieć wrażenie, że to nieprawda: Netflix, rodzin biegająca po domu, pies potrzebujący spaceru, koty domagające się uwagi, zalegające pranie – przeszkadzajek jest naprawdę sporo. Jednak według badań, praca z domu może dość mocno podbić Twoją efektywność.

Raporty sugerują, że przeciętny pracownik zdalny robi sobie dłuższe przerwy w trakcie dnia, ale jednocześnie pracuje 1,4 dnia dłużej w ciągu miesiąca niż pracownicy biurowi. Ich czas bezproduktywny także jest krótszy.

Tylko pomyśl – w biurze współpracownicy mogą przerwać Twój cykl pracy w ciągu sekundy. Oczywiście to nie oznacza, że chcą zmniejszyć Twoją produktywność. Ale te zaproszenia na kawę, wspólne jedzenie lunchu czy biurowe ploteczki są kuszące, prawda? W domu możemy zredukować interakcje międzyludzkie do niezbędnego minimum, o ile nasza rodzina lub zwierzaki nie mają tendencji do przekraczania wyznaczonych przez nas granic 😉 W zależności od temperamentu, może Ci to wychodzić lepiej lub gorzej, ale pamiętaj – produktywność podczas pracy zdalnej nie jest niemożliwa.

Poza tym – każdy pracownik zdalny w końcu może się dowiedzieć, które z biurowych spotkań naprawdę mogły być załatwione mailem.

Brak niedogodności

Praca w piżamie przez cały dzień? Brak makijażu? Teraz możesz! Dla niektórych ubranie się jak zawsze daje poczucie “bycia w pracy”. Ale jeżeli możesz się skupić na swoich zadaniach bez względu na wygląd i strój – możesz usiąść do komputera zaraz po przebudzeniu i nie marnować czasu na wybór outfitu.

A jak już jesteśmy przy marnowaniu czasu – brak potrzeby dojazdu do pracy oznacza zaoszczędzone minuty, a nawet godziny każdego dnia. Praca zdalna to maszynka do oszczędzania czasu i pieniędzy. Nie musisz płacić za paliwo lub bilety komunikacji miejskiej. Kupowanie lunchu w bistro za rogiem lub zamawianie sushi przez UberEats nie będzie kusić, gdy masz swoją lodówkę w odległości kilku metrów. Możesz powiedzieć – no dobra, a co z rachunkami? O ile nie płacisz szalonych stawek za wodę czy prąd, koszt prawdopodobnie nie przewyższy sumy, którą wydajesz codziennie, gdy pracujesz z biura.

Własna organizacja dnia

Nikt, nawet Twój szef, nie stoi za Tobą i nie kontroluje każdego Twojego ruchu. To nie znaczy, że można oglądać HBO GO przez cały dzień, zamiast pracować. Pamiętaj – praca zdalna nadal zawiera w sobie słowo praca. Jeśli nie wypełnisz swoich obowiązków i nie pokażesz efektów – konsekwencje mogą być poważne. Możliwość pracy z zacisza swojego domu powinna być wystarczającym motywatorem do odhaczenia wszystkich zadań z listy “do zrobienia” każdego dnia.

Przejdźmy do sposobów, jak można wykorzystać tę sytuację. Teraz możesz organizować swój dzień pracy dokładnie tak, jak lubisz. W biurze niespodziewane sytuacje zdarzają się co chwilę. Ktoś potrzebuje pomocy. Plany nagle się zmieniają i zostaje zwołane awaryjne spotkanie. Ktoś z łatwością może podejść do Twojego biurka i kazać Ci zająć się czymś niecierpiącym zwłoki.

Praca zdalna pozwala na stworzenie systemu, który wspomoże Twoją efektywność i będzie odpowiadał na Twoje potrzeby i cele. Oczywiście, czasami będzie trzeba wziąć udział w wideokonferencji, ale pracownicy zdalni zazwyczaj planują wszystkie aktywności z wyprzedzeniem, żeby każdy był dostępny i gotowy.

Równowaga pomiędzy pracą i życiem prywatnym (work-life balance)

Praca skończona na dziś? Możesz zamknąć komputer i poczytać książkę. Albo porozmawiać z bliskimi. Poćwiczyć z ulubionym kanałem fitness na YouTube. Jest mnóstwo możliwości! Nie dopadnie Cię aż takie zmęczenie, jak po 8 godzinach pracy w biurze i nie zmarnujesz kolejnej godziny na powrót do domu.

Ponieważ pandemia wciąż trwa, nie możesz wyjść na miasto, ale możesz spędzić czas po godzinach na aktywnościach, które pozwolą się odprężyć i zregenerować. Joga, medytowanie, relaksująca kąpiel? Twój wybór. Nie popełniaj tego błędu i nie spędzaj całego dnia na pracy. Tryb pracy zdalnej to idealny moment, aby stworzyć swój rytuał pielęgnujący równowagę pomiędzy pracą i życiem prywatnym.

Czy praca zdalna to dobry pomysł?

Wszystkie benefity wymienione wyżej, jeśli wprowadzimy je do swojego życia w granicach zdrowego rozsądku, są dowodem na to, że tak – praca zdalna może być czymś dobrym. Zwłaszcza teraz, gdy #zostańwdomu jest tak ważne, powinniśmy zrewidować swoje poglądy na temat zalet i wad pracy z domu.

Obecni “tymczasowi” pracownicy zdalni mogą nie rozumieć, dlaczego ktoś chciałby tak pracować codziennie. Są przyzwyczajeni do swoich biurowych rytuałów. Chodzenie do biura każdego dnia to nawyk, który organizuje ich życie. Jednak, ponieważ teraz wszyscy powinniśmy pracować zdalnie, warto poświęcić chwilę na refleksję i odnaleźć dobre strony tego życiowego wyzwania.

Jak przetrwać pracę zdalną?

Jako software house mogliśmy przeorganizować naszą pracę i dostosować ją do obecnych warunków w błyskawicznym tempie. Firmy IT mają szczęście, bo ich procesy są w większości digitalowe i mogą być wykonywane z dowolnego miejsca na ziemi – potrzebujemy tylko komputera i dostępu do sieci.

Dlatego ekipa itCraft radzi sobie z epidemią koronawirusa całkiem nieźle. Musieliśmy odwołać wszystkie podróże służbowe, które wcześniej zaplanowaliśmy. Używanie właściwych narzędzi komunikacyjnych jest ważniejsze niż kiedykolwiek. A spotkania wirtualne bywają ciekawe, gdy czyjeś dziecko wariuje przed kamerą – ale w gruncie rzeczy wszystko idzie zgodnie z planem.

Project managerowie, developerzy aplikacji mobilnych i wszyscy inni pracownicy wspierają się wzajemnie i współpracują zgodnie z planem, abyśmy mogli nadal dbać o naszych klientów. Obecna sytuacja może generować dużo stresu, ale wiemy, że wszystkie wyzwania związane z pracą zdalną mogą zostać pokonane, gdy zespół trzyma się razem, rozwiązuje problemy i poświęca uwagę priorytetom – jak zawsze.

Największe wyzwanie pracy zdalnej – organizacja zdalnych warsztatów

Warsztaty UX/UI są ważnym elementem naszej oferty. Zalecamy je wszystkim naszym klientom – sprawiają, że współpraca staje się łatwiejsza, pomagają wypracować klarowną wizję produktu i spojrzeć na wymagania biznesowe z szerszej perspektywy. Zazwyczaj zapraszamy naszych klientów do jednego z naszych firmowych biur by spotkać się osobiście, jednak w obecnej sytuacji nie jest to możliwe. Musieliśmy szybko wprowadzić kilka zmian w tej kwestii.

Metody pracy warsztatowej przeistoczyły się z częściowo analogowych w całkowicie cyfrowe. Dzięki wideokonferencjom i innym technologiom wspierającym nasze działania mogliśmy to zrobić bezzwłocznie.

3 wskazów dla każdego zdalnego zespołu

Narzędzia

Na początku musimy się upewnić, że mamy wszystkie potrzebne narzędzia. To nie tylko Google Hangouts, które jest świetne do rozmów wideo i udostępniania ekranu. Potrzebujemy znacznie więcej – bo warsztaty to nie tylko rozmowa, ale również wizualizowanie pewnych rzeczy.

Dla dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych i prezentacji z oczywistych względów wybraliśmy pakiet Google Suite. Jest prosty w użyciu, znany i dostępny praktycznie dla każdego. Nasi zdalni pracownicy biorący udział w warsztatach mogą szybko podzielić się wymaganymi informacjami. Ponadto wszyscy uczestnicy mogą edytować te pliki na żywo.

Potrzebowaliśmy także alternatywy dla białej tablicy. Używanie jej w naszym biurze i wyświetlanie widoku wszystkim zdalnym pracownikom zaangażowanym w proces wymagało zbyt wiele zachodu, a jeśli jakość obrazu z kamery by się pogorszyła – nikt by nie wiedział, co się dzieje. Rozwiązaniem był Sketch – dzięki niemu możemy naprawdę poczuć się częścią procesu warsztatowego, bo widzimy rysunki tworzone przez naszych designerów w czasie rzeczywistym.

Zasady

Poza narzędziami potrzebowaliśmy zestawu wytycznych, dzięki którym zdalne warsztaty UX/UI mogłyby przebiegać w niezakłóconej, pozytywnej atmosferze.

Nie przebywamy w biurze, ale to nie znaczy, że nasz prywatny chaos powinien być podziwiany przez osoby trzecie. Podstawowa zasada, aby pokój w tle był posprzątany to oczywistość. Wymagamy, aby każdy zdalny pracownik był widoczny podczas rozmów przez kamerę – nie, żeby ich kontrolować, ale żeby stworzyć wrażenie konwersacji i interakcji pomiędzy ludźmi podczas zdalnego warsztatu.

Kolejna zasada, o której zdalny zespół powinien pamiętać to słuchanie tego, co inni mają do powiedzenia. Opóźnienia połączeń, a także tylko częściowa widoczność innych uczestników może prowadzić do przerywania sobie nawzajem, co z pewnością zdarzy się nie raz. Zalecamy uważność podczas rozmów online z dużą grupą ludzi – pozwól mówcy, który w danej chwili się wypowiada skończyć zdanie. Słuchaj aktywnie i mów tylko wtedy, gdy jest ku temu przestrzeń. Duże wideokonferencje mogą być wyzwaniem, gdyż różnią się od spotkań twarzą w twarz – ale jednocześnie mogą nas nauczyć kilku rzeczy o rozmowach z ludźmi.

Utrzymanie koncentracji podczas spotkań online może wymagać nie lada wysiłku. Zazwyczaj, gdy spotykamy się w biurze, zamiast pracować zdalnie, siedzimy w salce konferencyjnej i pracujemy. Ale teraz masz przed sobą swój komputer. Możesz chcieć sprawdzić maile, odpowiedzieć na wiadomości ze Slacka lub robić coś zupełnie innego niż uczestniczyć w warsztacie. Pamiętaj, aby wyłączyć wszystkie dekoncentrujące programy i uprzedzić współpracowników o swojej nieobecności – powiadomienia i wiadomości mogą zaczekać.

Organizacja

Dobrze zorganizowane warsztaty są kluczowe – nieważne, czy zdalne, czy stacjonarne. Pierwszy krok to wyznaczenie ram czasowych, włączając przerwę na lunch i mniejsze przerwy w trakcie pracy. Każda z nich ma swoje uzasadnienie.

Jedna duża przerwa, zazwyczaj w środku spotkania, daje uczestnikom czas, żeby odpocząć i coś zjeść. Podczas warsztatów w biurze zwykle cały zespół je wspólnie, ale podczas pracy zdalnej nie jest to możliwe. Małe przerwy są konieczne, gdy klient chce przedyskutować coś ze swoimi pracownikami. Nie muszą tego robić, gdy wszyscy słuchają. Lepiej dać całemu zespołowi trochę czasu, aby mogli podsumować dotychczasowe wnioski, a co za tym idzie – kontynuować pracę z nową energią i świeżymi pomysłami.

Struktura jest zdecydowanie pożądana podczas pracy zdalnej, ale ważna jest także elastyczność. Jeśli coś się zmieni, pojawi się nowy pomysł lub będzie potrzebna dodatkowa przerwa – powinniśmy obserwować i reagować adekwatnie do sytuacji. Ponieważ zdalne warsztaty to osobliwa forma pracy, musimy dostosować proces do panujących warunków.

Co jest kluczem do sukcesu w pracy zdalnej z klientami?

Właściwie lokalizacja nie ma takiego znaczenia. Czy pracujemy w biurze, czy też zdalnie, większość kluczowych zasad zawsze powinna być stosowana. Gdy pandemia koronawirusa zaczęła się rozprzestrzeniać, musieliśmy szybko zrewidować nasze metody pracy. Zrobiliśmy to dość wcześnie, ponieważ chcieliśmy zapewnić maksimum bezpieczeństwa naszym pracownikom i ich rodzinom.

Z wyprzedzeniem zaplanowaliśmy kilka 2-dniowych warsztatów z klientami z Niemiec, Wielkiej Brytanii i Stanów Zjednoczonych, dlatego też przetestowaliśmy wszystkie dostępne rozwiązania oraz wspomniane wyżej techniki pracy. W ten sposób przygotowaliśmy pracowników zdalnych do prowadzenia warsztatów w formie wirtualnej.

Co jest więc kluczem do zarządzania zdalnym zespołem i kontynuowania pracy bez wielkich zmian? Być świadomym ułatwień związanych z branżą, być gotowym do wprowadzania ich jak najszybciej w czasach kryzysu i dawać klientom poczucie, że są w dobrych rękach. Dbamy o nasze codzienne sprawy, bo tak naprawdę nic się nie zmieniło oprócz lokalizacji naszych, obecnie zdalnych, pracowników.

No to co dalej?

To prawda, że stale pracujemy nad naszymi aktualnymi projektami, wciąż prowadzimy rozmowy sprzedażowe z potencjalnymi klientami – jak gdyby nic się nie zmieniło. Doświadczenie w pracy z markami z różnych rejonów świata nauczyło nas jak współpracować, gdy jesteśmy daleko od siebie.

W tej chwili bacznie obserwujemy rozwój globalnej sytuacji. Niektóre kraje ucierpią pod względem gospodarczym, inne nie aż tak. Mamy nadzieję i trzymamy kciuki, że pandemia nie potrwa długo i wszystko wróci do normy jak najszybciej.

Jako dynamicznie rozwijająca się firma, musimy dostosować naszą strategię i plany rozwojowe do napotkanych przeszkód. Chcieliśmy w tym roku zatrudnić 20-30 nowych pracowników, ale póki co rekrutacje nie są priorytetem. Musimy poczekać i zobaczyć, jak koronawirus wpłynie na naszą firmę i naszych klientów. Nie możemy przewidzieć przyszłości.

Czy możemy Ci pomóc podczas pandemii koronawirusa?

Oczywiście, że tak! Używamy nowoczesnych technologii i rozbudowanych rozwiązań, aby digitalizować biznesy – to może być jeden ze sposobów, aby Twoja marka nie ucierpiała w dobie globalnego kryzysu.

Zaoferuj Twojej społeczności użytkowników coś, czego mogą używać, nie ruszając się z domu. Aplikacje mobilne pozwalają ćwiczyć, znaleźć rozrywkę i nauczyć się czegoś nowego. Możesz im zapewnić coś, co zawsze będzie dostępne w ich smartfonach – nieważne, co dzieje się na świecie.

Warsztaty UX/UI z naszymi pracownikami zdalnymi pomogą Ci precyzyjnie określić wartość Twojego biznesu i rozpocząć pracę nad nim we współpracy ze zdalnym zespołem profesjonalistów branży IT. W itCraft dajemy Ci project managera, developerów aplikacji dopasowanych do Twojego produktu i innych doświadczonych specjalistów, którzy dadzą Twojej marce nowy początek.

Upewnij się, że Twoja firma jest w dobrych rękach – skontaktuj się z nami i opowiedz nam o niej. Podyskutujmy o możliwościach, abyśmy mogli wycenić czasowo i kosztowo rozwiązanie, którego potrzebujesz. Czy Twoja aplikacja będzie natywnym rozwiązaniem dla Androida lub iOS? A może postawisz na cross-platformową apkę? Możemy stworzyć je wszystkie. Nasi pracownicy zdalni są tutaj, aby Ci pomóc.