Zalety i wady kontraktów Fixed Price oraz Time & Materials

Gdy współpracujesz z software housem przy realizacji projektu cyfrowego, zawsze prędzej czy później trzeba zadać kluczowe pytanie: ile to będzie kosztować? Budżet jest jednym z najważniejszych czynników w tworzeniu oprogramowania, gdyż nie jest to tani proces. Startupy i małe firmy muszą przygotować się na znaczący wydatek i szukają oszczędności, gdzie tylko się da.

Odradzamy wybór najtańszej oferty, gdyż zwykle ma to wpływ na jakość efektu końcowego. Jednak jest coś, co może mieć realny wpływ na cenę Twojej aplikacji lub strony internetowej i jest to typ umowy, który podpiszesz z wybranym software housem. W tym artykule porównujemy dwie najpopularniejsze metody rozliczeń w branży – kontrakty Fixed Price oraz kontrakty Time and Materials. Dowiedzmy się, jakie są ich plusy i minusy, a także kto może na nich skorzystać.

Różnice pomiędzy Fixed Price oraz Time and Materials

Zanim zaczniemy porównywać te dwa rodzaje umów, musimy ustalić ich charakterystykę.

Umowa Time and Materials

Umowa typu “czas i materiały”, zwana również T&M. To najlepsza opcja, jeżeli nie jesteśmy w stanie dokładnie oszacować, ile czasu i zasobów pochłonie projekt. Przydatna również wtedy, gdy nie jesteśmy w stanie przewidzieć, czy projekt z czasem ulegnie zmianie – lub zakładamy, że na pewno to zrobi.

Kontrakt Time and Materials uwzględnia wiele czynników, które mają wpływ na proponowaną stawkę godzinową za usługi wytwarzania oprogramowania. Obejmuje ona również wynagrodzenie pracowników zaangażowanych w projekt oraz czas i pieniądze wydawane na spotkania twarzą w twarz. Warto pamiętać, że tego typu umowa obejmuje zarządzanie projektem, komunikację z zespołem programistycznym i wszystkie inne prace, dzięki którym możemy zbudować i wdrożyć produkt.

Umowa Fixed Price

To tak zwana umowa z ceną stałą. W tym typie kontraktu wykorzystane zasoby oraz czas poświęcony na projekt nie mają wpływu na finalny koszt rozwiązania. Ustalana jest po prostu konkretna cena, którą klient musi zapłacić, aby otrzymać produkt. To dość prosty układ, który nie wymaga zbyt wiele papierkowej roboty i zajmuje mniej czasu podczas negocjacji. Kontrakt Fixed Price jest zasadniczo przeciwieństwem T&M.

Dostawca dyktuje cenę na podstawie swojego doświadczenia w podobnych projektach. To oczywiście może być problematyczne, ponieważ każdy produkt jest wyjątkowy, a co za tym idzie – trudno jest dokładnie przewidzieć potrzebną ilość czasu i zasobów. Zazwyczaj jednak jeżeli aplikacja, strona WWW lub inne oprogramowanie mają podobne funkcje do produktu, z którym developerzy mieli już do czynienia wcześniej, można zapewnić klientowi dość zbliżoną estymację kosztów.

T&M to nasz preferowany model cenowy w itCraft

Nietrudno zauważyć, że te kontrakty zdecydowanie się od siebie różnią. Są odpowiednie dla projektów posiadających inne wymagania i zapotrzebowanie na elastyczność. Teraz możemy przyjrzeć się im bliżej i zobaczyć, kto dokładnie może skorzystać z poszczególnych modeli cenowych oraz jakie są ich plusy i minusy.

Zalety i wady kontraktów Time and Materials

T&M to nasz preferowany model cenowy w itCraft. Korzystamy z niego, gdyż nie skupia się tylko na budżecie, ale przede wszystkim uwzględnia potrzeby klienta. Z T&M otrzymujesz dedykowany zespół specjalistów, który może zostać dostosowany do Twoich aktualnych wymagań. Jeżeli z jakiegoś powodu Twój projekt zacznie ewoluować i pojawi się zapotrzebowanie na inne umiejętności lub dodatkowych programistów, nie będzie problemu ze zmianą kierunku prac.

Zaleta: Wysoka elastyczność wobec zmieniających się wymagań

Proces roboczy w modelu Time and Materials jest przystosowany do zmian i poprawek. Dodawanie, usuwanie i ulepszanie funkcjonalności w celu uzyskania jak najlepszego efektu nie stanowi problemu, o ile klient ma stosowny budżet.

Zaleta: Szybszy start projektu i dynamiczne podejmowanie decyzji

Wielu startupom zależy na szybkim uruchomieniu projektu. Decyzje mogą być podejmowane również w trakcie procesu developmentu, nawet gdy praca jest w toku. To sposób na to, aby odpowiednio reagować na nowe potrzeby i bolączki grupy docelowej, która zazwyczaj dość dynamicznie ewoluuje.

Zaleta: Większa kontrola nad projektem

Model cenowy Time and Materials często jest wykorzystywany w projektach programistycznych typu Agile, gdyż daje on klientowi możliwość uczestniczenia w pracach nad produktem. Zwykle oznacza to organizowanie regularnych sprintów, iteracji i spotkań w celu omówienia postępów oraz kolejnych kroków.

Wada: Mniejsza kontrola nad budżetem

Gdy projekt nie jest ograniczony napiętym harmonogramem i szczegółowym planem, jak w przypadku umowy Fixed Price, może się okazać, że na koniec zapłacimy więcej niż przewidywaliśmy. Rozwiązanie jest proste – kierować się zdrowym rozsądkiem, a co za tym idzie nie wprowadzać wielu nowych funkcjonalności przez cały czas trwania projektu. Lepiej skupić się na tych zmianach, które naprawdę przyniosą korzyści naszemu biznesowi.

Wada: Trzeba zaangażować się w projekt

Jeżeli klient nie chce być częścią zespołu, Time and Materials może nie być najlepszym modelem współpracy. Wymaga on obecności na spotkaniach, a często również aktywnego udziału w projekcie.

Wada: Niepewność w kwestii ram czasowych

Wszystkie potencjalne zagrożenia mogą wynikać z faktu, że ten typ umowy jest bardzo elastyczny. Jeżeli stracimy kontrolę nad projektem, termin ukończenia go może stać się bardzo odległym punktem w bliżej nieokreślonej przyszłości.

Wady i zalety kontraktów Fixed Price

W jednym z naszych poprzednich wpisów na blogu omawialiśmy wady modelu Fixed Price, który zasadniczo opiera się na jednorazowym koszcie ponoszonym przed rozpoczęciem projektu. Następnie firma programistyczna musi rozdzielić te środki w taki sposób, aby pokryć wszystkie wydatki i osiągnąć cel. To często okazuje się problematyczne, bo w dzisiejszym świecie wszystko może się zmienić w trakcie trwania projektu.

Zaleta: Pewność co do kosztów

Ten model cenowy zapewnia stabilność dla obu stron, co może być korzystne zwłaszcza dla startupów i małych przedsiębiorstw niedysponujących elastycznym budżetem. W ten sposób firma płaci ustaloną cenę i nie musi się już o nic martwić. Dla dostawcy oprogramowania może to być ryzykowne. Na początku pojawia się zastrzyk gotówki, co jest plusem, jednak gdy coś się zmieni podczas pracy nad projektem i pojawi się zapotrzebowanie na więcej środków – nie będzie możliwości ich zdobycia, chyba że klient będzie otwarty na negocjacje.

Zaleta: Określone terminy

Kontrakty Fixed Price wymagają dobrego planowania – każdy szczegół musi być uwzględniony w wycenie. To pomaga przewidzieć, ile pracy będzie wymagał projekt i kiedy zostanie ukończony. To bardzo ważne dla wszystkich klientów, którzy chcą dokładnie określić, kiedy produkt zostanie wypuszczony na rynek.

Zaleta: Nie trzeba kontrolować procesu

Umowa Fixed Price to rozwiązanie dla wszystkich klientów, którzy nie chcą się zbytnio angażować w proces produkcji. Dzięki wstępnemu etapowi planowania, stworzona zostaje szczegółowa ścieżka, którą zespół programistów ma podążać. Klient nie musi kontrolować tego, co się dzieje w projekcie i może skupić się na swoim biznesie.

Wada: Wyższy koszt projektu

Stały budżet w projekcie oznacza, że firma programistyczna musi przygotować się na każdą ewentualność. Oznacza to, że cena usługi w modelu Fixed Price powinna zawierać rezerwę, która zabezpieczy zespół przed ewentualnymi problematycznymi sytuacjami.

Wada: Gorsze reagowanie na zmieniające się warunki

Jeżeli sytuacja na rynku nagle się zmieni, korekty w projekcie można dokonać tylko w ramach ustalonego budżetu. Może to być trudne, zważywszy na wspomniany wcześniej plan. Jeżeli klient wpadnie na pomysł, który mógłby być korzystniejszy dla jego biznesu, jego wdrożenie w cenie kontraktu Fixed Price także może się nie powieść.

Wada: Dłuższe przygotowania

Jak już wspomnieliśmy, w tym typie kontraktu wymagane jest długie planowanie, które pomaga bardzo dokładnie oszacować cenę wytworzenia oprogramowania. To może stanowić potencjalną wadę, jeżeli klientowi zależy na czasie. Ponadto, nawet najlepsze przygotowania mogą nie zapobiec nieporozumieniom, które pojawiają się w trakcie trwania projektu.

Fixed Price vs. Time and Materials – którą opcję wybrać?

Wiemy już, że te dwa rodzaje umów oferują inne możliwości. Pytanie więc brzmi – która będzie najlepszym wyborem dla Twojego projektu IT?

Umowa Time and Materials będzie odpowiednia dla projektów:

• Przewidywanych jako długoterminowe współprace
• Które nie mają wyszczególnionych wszystkich wymagań
• Będących odpowiedzią na zmieniające się potrzeby rynku
• Mogących zmieniać się w trakcie developmentu
• Będących jedynie pomysłem, który trzeba przekształcić w produkt

Umowa Fixed Price może być dobrym wyborem dla projektów:

• Mających szczegółową listę wymagań
• Z określonym (kilkumiesięcznym) terminem realizacji
• Małych, z ograniczoną liczbą funkcjonalności
• Z ograniczonym budżetem
• MVP, czyli minimalnego opłacalnego produktu

Odpowiedź jest więc oczywista – musisz naprawdę zastanowić się nad swoimi oczekiwaniami oraz możliwościami. Najważniejsze czynniki, które warto wziąć pod uwagę to ilość pracy, którą będą musieli wykonać programiści oraz potencjalne koszty.

W itCraft we wszystkich projektach stosujemy model Time & Materials. Powód jest prosty – daje to właścicielowi produktu i zespołowi swobodę podążania różnymi ścieżkami i tworzenia cyfrowych rozwiązań niosących prawdziwą wartość dla użytkownika końcowego. Z doświadczenia wiemy, że takie podejście pasuje naszym klientom, ponieważ mogą dzięki niemu wprowadzać zmiany, reagować na zapotrzebowanie rynkowe i realizować różne pomysły, od razu, gdy się pojawią. T&M doskonale się sprawdza w długotrwałych relacjach biznesowych nastawionych na ciągły rozwój i satysfakcję klienta.

Jeśli szukasz software house’u, który pomoże Ci zrealizować cele i uporać się z przeszkodami – odezwij się do nas i opowiedz nam o swoim projekcie. Razem możemy go przekształcić w unikalny produkt cyfrowy, dzięki któremu Twój biznes będzie kwitnąć.